Secrétaire IA menuisier : à l'atelier, la scie couvre la sonnerie, Lya répond

L'atelier d'un menuisier n'est pas un endroit où l'on entend son téléphone. La scie à format, la toupie, l'aspiration, le casque antibruit : la sonnerie passe inaperçue, et quand on la remarque, on a une pièce sur le banc qu'on ne lâche pas. Sur chantier, le problème est l'inverse : vous êtes chez un client, le mètre ruban déployé, la prise de cotes à moitié notée, et il est impoli de répondre à un autre.

Vos clients n'appellent pas comme ceux d'un dépanneur. Ils ont un projet : des fenêtres à changer, un escalier à refaire, un dressing sur mesure, une porte d'entrée. Ils comparent plusieurs menuisiers, et le premier à répondre a souvent l'avantage. Les messages vocaux se perdent ; une demande de menuiserie bien prise, avec le projet décrit, se rappelle dans l'heure.

Un répondeur menuisier qui comprend la différence entre « mon volet est coincé » et « je veux faire changer tous mes volets », voilà ce que remplit Lya. Comme un standard téléphonique de menuisier, mais sans poste de standardiste.

• 07 h 30, à l'atelier : une cliente demande si vous fabriquez des volets battants en bois. Lya prend sa commune, son numéro et le nombre d'ouvertures qu'elle mentionne, vous lisez le résumé au café.
• 10 h 50, en prise de cotes chez un client : un couple veut un placard sur mesure dans une chambre. Lya propose un rendez-vous de prise de cotes que vous confirmez d'un tap.
• 13 h 15, devant la machine : une entreprise veut des portes intérieures pour un petit immeuble. Lya note qu'il s'agit d'un professionnel et de la quantité mentionnée.
• 17 h 40, sur la route de la pose : une cliente dont vous avez posé la porte d'entrée l'an dernier rappelle pour un défaut de fermeture. Lya la reconnaît, le résumé le dit.
• 19 h 05, en rentrant : un volet roulant bloqué en position basse chez une personne âgée. Vous êtes en mode Hors horaires. Le résumé vous arrive, vous décidez de rappeler ce soir ou demain matin.

La grande partie des appels d'un menuisier sont des projets à chiffrer. Une fenêtre à changer en pose en rénovation ou en neuf, un ensemble de volets roulants, une porte d'entrée, un escalier, un agencement de cuisine. Le client veut surtout savoir si vous le rappelez et quand vous pouvez passer prendre des cotes. Lya note le projet et propose un rendez-vous de prise de cotes à partir des créneaux que vous avez ouverts.

Il y a aussi de vraies urgences, plus rares : une fenêtre qui ne ferme plus, une porte d'entrée qui ne verrouille plus après une effraction, un volet bloqué qui laisse un logement ouvert. Lya les reconnaît et vous les signale en premier. Pour un bris de vitre, elle vous le note sans chercher à le résoudre : c'est à vous d'orienter le client vers votre confrère vitrier ou de prendre la réparation.

La question que le client pose le plus souvent, c'est : « combien de temps pour la fabrication ? ». Les délais de fabrication dépendent de votre atelier, de vos fournisseurs, du bois ou de l'aluminium choisi. Lya ne les annonce pas. Elle dit que vous rappelez, vous donnez le délai qui vous engage.

Un résumé par appel, sur WhatsApp, SMS ou e-mail : commune, projet décrit dans les mots du client (« dix fenêtres à changer dans une maison de 1975 »), urgent ou non, numéro à rappeler, créneau de prise de cotes proposé. Les demandes se rangent dans l'app (iPhone, Android, ordinateur). Les clients qui vous écrivent sur WhatsApp avec une photo de leur fenêtre reçoivent une réponse de Lya si vous êtes en atelier, jusqu'à ce que vous repreniez la main.

1. Renvoyez votre 06 vers la ligne de réception. Le guide du renvoi d'appel donne les codes pour chaque opérateur. 2. Renseignez vos prestations (fenêtres, volets, portes, escaliers, sur mesure), votre zone, et les créneaux pour la prise de cotes. 3. Recevez les demandes, rappelez entre deux pièces.

Sans matériel, sans nouveau numéro, sans engagement.

Lya Réceptionniste est à 119 € HT par mois. Le Réceptionniste + (199 € HT par mois) offre plus de minutes, pour laisser Lya répondre toute la journée quand l'atelier tourne à plein. La page des tarifs donne le détail et la garantie satisfait ou remboursé. Pour l'entendre, appelez Lya.