Secrétaire IA chauffagiste : la panne de chaudière de janvier ne vous échappe plus

Les pannes de chauffage arrivent avec le froid, et le froid arrive pour tout le monde en même temps. La première semaine de gel, le 06 d'un chauffagiste sonne sans arrêt, alors que vous êtes au milieu d'une chaudière ouverte, le brûleur sur l'établi, le client debout derrière vous. Vous ne pouvez pas décrocher, et le client suivant, lui, ne sait pas que vous êtes sur un autre chantier.

C'est aussi un métier de contrats. Un client qui appelle pour son entretien annuel ou son contrat d'entretien n'est pas pressé, mais il veut une réponse. Laisser un message vocal pour un rendez-vous qui se prend en deux minutes, c'est une occasion de moins de planifier. Le répondeur d'un chauffagiste doit faire les deux : accueillir l'urgence du jour et ranger les demandes d'entretien pour qu'elles ne se perdent pas.

Un répondeur chauffagiste qui comprend la différence entre « plus de chauffage ce soir » et « je voudrais prendre rendez-vous pour l'automne », c'est ce que Lya fait.

• 07 h 25, matin de gel : un client n'a plus d'eau chaude ni de radiateurs chauds. Lya traite l'appel comme une panne de chauffage en hiver, vous l'envoie avec le numéro, pendant que vous prenez la route du premier chantier.
• 10 h 10, en chaufferie collective : une demande d'entretien annuel de chaudière. Elle n'a rien d'urgent, Lya propose un créneau que vous confirmez plus tard.
• 13 h 35, sur une installation de pompe à chaleur : un couple veut un devis pour remplacer sa vieille chaudière. Lya note la demande, propose un passage pour devis, et le résumé précise ce que le client a dit de son logement.
• 17 h 45, dans une cave : un client sous contrat signale une pression qui chute. Lya le reconnaît comme client et l'indique dans le résumé.
• 20 h 40, un soir de semaine : vous êtes en mode Hors horaires. Un voyant d'erreur s'allume chez un client qui a un bébé à la maison. Vous voyez la demande, vous choisissez de rappeler ou de la traiter le lendemain matin.

Le chauffagiste mélange trois métiers dans une même journée. Le dépannage, où le client est sans chauffage ou sans eau chaude, et attend un appel vite. L'entretien, programmé, avec l'attestation d'entretien que le client réclame pour son assurance ou son propriétaire. Et l'installation : remplacement de chaudière, pompe à chaleur, plancher chauffant, désembouage de tout un circuit.

Lya distingue les trois et vous le dit dès la première ligne du résumé. Vous ne perdez pas une demande d'entretien sous un dépannage, ni l'inverse. Les saisons jouent : à l'automne, les entretiens et les mises en service se bousculent ; en plein hiver, les pannes ; au printemps et en été, les devis de remplacement arrivent, quand les clients préparent leurs travaux pour l'année suivante.

Un résumé par appel, en WhatsApp, SMS ou e-mail : commune, nature de la demande dans les mots du client (« la chaudière s'éteint toute seule », « les radiateurs restent froids en haut »), urgent ou non, numéro à rappeler, et un créneau proposé si vous l'avez ouvert. Les demandes se retrouvent dans l'app avec un bouton pour rappeler ou répondre sur WhatsApp.

Vous réglez aussi ce que Lya peut proposer pendant vos tournées d'entretien : des créneaux à confirmer, ou seulement des demandes à rappeler. Tout se règle dans l'app.

1. Renvoyez votre 06 vers la ligne de réception. Le guide du renvoi d'appel donne les codes opérateur par opérateur. 2. Indiquez vos prestations (dépannage, entretien, pompe à chaleur, plancher chauffant), votre zone, vos jours d'astreinte et vos modes. 3. Laissez la première semaine de froid faire le test : les demandes arrivent, vous rappelez.

Pas de matériel à installer, pas d'engagement.

Lya Réceptionniste est à 119 € HT par mois. Le Réceptionniste + (199 € HT par mois) prévoit plus de minutes, pour les semaines de gel où Lya répond toute la journée en mode Chantier. Tout est détaillé sur la page des tarifs, garantie satisfait ou remboursé comprise. Pour entendre Lya avant de décider, appelez-la.